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互动问答百科：有什么适合中小企业的文档管理系统？

发布日期: 2022-05-30

企业在日常的文件管理过程中因为文件数量过多，经过多人操作等等原因，往往会出现各种问题，比如说文件混乱，版本冲突，文件丢失等等，最终导致明明几分钟就可以完成的工作，找目标文件就找了几十分钟。


这时候企业最需要的就是对文件进行精细化的集中管理，随着公司规模越来越大，人为进行海量文件的管理这不现实，加上现在纸质版文件越来越少，因此，通过各种软件来实现企业文件的全方位管理才是最高效的做法。将用于维护文件的精力与时间用在其他方面，一切交给文件管理APP，员工的工作效率才能有效提高。


这里为大家分享一款高效的文件管理神器——联想Filez,为您提供文件全生命周期的管理服务，帮您轻松实现海量项目文件的轻松管理。

联想Filez是国内投身研发较早、运营时间较长的企业网盘产品，自2006年面世，至今稳定运营十余年。联想Filez的zBox企业网盘和zOffice在线文档共同打造“文件+ 内容 + 知识”全链智能协同办公和管理平台，不仅可以帮助企业解决日常文件管理的问题，同时还具备了文件备份同步，协同编辑与讨论，以及文件安全管控等强大功能，更设置了专门管理企业知识资产的企业数字库，无需专人专岗进行归档梳理，一切井然有序，简单高效。

1.文档集中管理

 PB级数据存储 百亿级文件管理
海量数据存储和管理，文件切片技术减少数据冗余，大幅降低存储成本。

• 企业文件管理模板化
通过文件/文件夹模板和权限模板，快速构建企业文件管理体系。

• 百余种权限组合
十余种原子权限，百余种权限模板，灵活高效的授权管理。

• 分级分权管理
支持多种管理员角色，可根据业务需要灵活配置，权责分离更合规。

• 文件和授权一键交接
可将员工的文件和授权进行一键快速交接，确保企业业务连续性。


2.文件备份同步

公司内部重要的文件一定要记得备份！这样一旦在设备发生故障或者出现管理失误等情况时，不至于无法挽救。

在Filez客户端打开备份同步，支持将本地文件自动备份到云端，多种同步方式，适应多种同步场景。只要登陆上同一个账号就可以文件同步共享了。

独创上行同步/本地操作后同步至云端，云端内容同步至本地
下行同步/云端内容同步至本地，无法上传至云端
双向同步/本地与云端操作均会自动双向同步

“同步本地文件夹”可实现本地修改后的文件及时更新至云端，确保分发下载的文件均为最新版本，适合集团发放文件使用；
“同步云端文件夹”能实现汇总收集各分支机构的数据，确保本地文件夹数据及时更新，本地已有的文件则不受影响。

3.文档高效协作


1.多人在线协同编辑

联想Filez在线文档支持多人同时在线编辑，文档内容也能实时同步。协作者正在编辑或修改的内容一目了然，允许在协作表格中部分窗格的可灵活锁定，不会发生类似自己编辑的内容被覆盖或删除的情况，防止多人协作中的编辑冲突，极大地提升了团队的协作能力。提供在线编辑者名单，使在线编辑进程清晰可见。

2.批注讨论


允许实时发表注释，并按需@其他同事，保证协作编辑中的充分沟通，针对具体内容的实时讨论可以让协同编辑用户快速形成结论，从而提升整体的文档协作效率。

4.文件安全管理

1.联想Filez文件安全管理方案
覆盖文件生产、流转、应用、外发的全生命周期，做到安全无死角，在保证文件使用效率的同时将文件牢牢锁在企业允许的安全范围内。

网银级安全传输，保证文件流转安全
敏感文件事前审批，保证文件外发安全
多维度日志管理，保证文件审计安全
企业级三权分立，保证文件应用安全


2.水印保护

除了对文件设置权限外，我们还可以对文件设置预览水印。在编辑预览的过程中，全程有水印保护，可以有效地防止编辑内容被截图外泄。当下载的文件被打上水印，既能标识文件所属企业或人员信息，提高访问者的版权意识；又能记录分享者和访问者的信息，方便后续定位追踪分享过程的行为人，如果发现文件最终还是被带出去了，我们可以通过终端记录的访问者信息来快速锁定“嫌疑人”。水印保护功能，可以确保文档截图可追溯，避免时刻担心员工外泄资料，对于重要的合同文件，嵌入企业水印，确保合同防泄密。

3.回收站

在联想Filez网盘里删除的文件一般会进入回收站中，你可以在里面找到所有被删除的文件。回收站还将记录文件名、删除时间、删除者、和有效时间，每个被删除的文件将拥有90天的有效时间，有效时间内文件可以被还原。

5.企业数字库

据统计，企业数据每年正以成倍量级递增，而这当中非结构化数据占比约80%，并且，企业员工60%的工作时间都需要跟这些数据打交道。但传统的知识管理系统由于规划时间和建设周期长，运维成本高，且不具备大文件、海量文件处理能力，导致使用体验不佳，系统活跃度偏低，无法良好地管理企业知识资产。


针对以上情景，联想Filez的轻量级知识智库方案，无需专人专岗进行归档梳理，无需繁杂的文档使用制度，在减少IT成本投入、保证系统活跃度的同时进行文件自动的分级、归类、存储，让知识取自于日常工作，服务于日常工作，一切井然有序，方便高效。

•运营低成本，学习低成本
•纯粹的系统体验，还原知识库的建设初衷
•高效的海量文件、超大文件处理能力
•覆盖多场景客户端，满足随时随地的办公需求

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