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zOffice赋能合同管理，助力法务部门流程优化

发布日期: 2022-09-22

市场经济的本质就是契约经济，任何利益的实现都始于合同的签订，一份规范和完整的合同是确保合同利益实现的重要保证。公司法务部肩负着确保公司守法经营，依法维护公司合法权益，处理公司在生产经营过程中发生的各种法律问题的重大使命。
商务合同管理由法务部负责，从合同的谈判、签订、履行、审批、管理、纠纷解决等多方面管理，充分提高工作效能，确保公司对合同目的的实现具备合理预期，使公司在缔约、履约以及纠纷解决过程中保持法律优势，最大幅度地降低合同风险。为便于业务操作，法务部应编辑常用合同示范文本，建立合同范本库，提升法务部对公司生产经营过程中的风险管控。


传统的合同管理费时费力

法务部拟稿者在起草合同时，主要通过桌面文档编辑应用完成；然后触发流程上传文档，审阅者下载文档到本地打开浏览进行审阅。如果合同需要修改，所有流程回退到初始状态进行文档修改并重新触发流程。合同文档修改后，再次启动审批过程。审阅者通常需要完整的查看所有的内容，避免疏漏，如果反复的次数较多，审阅的工作量相对较大。

Filez通过大量的项目实践，将传统合同管理面临的风险和挑战总结为四类：


01

效率问题。拟制合同只能串行，同一个合同不能被多人协同编辑。合同多次上传下载，效率低下，甚至严重影响合同进度和业务推进。

02

质量问题。合同多次提交产生多个版本，版本混乱，内容笔误、漏判、篡改等情况时有发生，甚至影响合同的严肃性。

03

安全问题。没有技术手段来保证合同点对点的传阅，存在被窃取的风险；另外，缺乏修改记录保护，存在可抵赖性的空间。

04

管控问题。大多数制式合同的标准模板内容不允许修改，但是桌面编辑会导致标准条款内容很容易被修改，模板中的标准内容难管控。


由此可见，传统的合同管理流程复杂，同时面临诸多风险，拟稿者和审阅者也都苦不堪言！仔细研究合同管理流程，显而易见，流程需要优化，更需要将文档编辑工具与合同管理系统的业务流程进行无缝集成。


zOffice赋能合同管理


zOffice提供文档的编辑和预览能力，合同管理系统可以将zOffice能力集成进合同管理流程中，实现合同模板管理、合同自动拟制、在线预览、协同编辑及在线审阅会签，形成完整的合同管理体验。在协作的同时更好的满足企业对信息管控的要求，在保证工作流程稳定安全的基础上，提升合同管理效率。



1.选用合同模板，快速合同拟制

选择合同模板后会根据书签自动生成表单，关键信息快速写入，并自动生成完整格式的合同文档。



2.合同内容局部微调，多人协同编辑

通过zOffice的在线协同编辑，不同角色协作编辑合同内容，省去手动合稿，版本比对需要的大量时间。



3.批注审阅

批注实时讨论，提出审阅意见，并@相关成员对问题进行关注，修改对话一目了然，批注过多时可以按照成员或者关键字进行查找。


4.修订审批

修订模式开启，zOffice自动记录文档内容的每一次修改，并支持按照时间/成员进行筛选，提升校对修改效率。

5.合同在线查看

在线预览合同时，自动添加动态水印效果，其中水印是通过用户名和时间合成，防截屏防拷贝，保证合同内容不泄露。


zOffice不仅具备专业级排版能力，而且各种合同样式渲染与桌面应用保持一致，合同内容保护更具实用性，会签意见管理的批注能力更便捷，全面提升合同管理体验。



zOffice带给客户的价值

zOffice将应用系统的核心合同数据自动带出引用，将客户名称、合同项目等自动带入合同文档，保证数据一致性；合同非编辑区域保护，针对需要审核的合同条款给予编辑修订的权力，其余区域进行保护，防止误删改或篡改，减少审阅的工作量；全流程编辑能力留痕和追溯能力，便于追溯。除此之外，zOffice安装部署运维简单，集成方便。服务端资源高效利用，同等配置下支持更多用户使用。






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