企业数字化进程的关键一步

发布日期: 2022-11-03

最近这几年，企业所面临的外部市场环境在快速的变化，竞争不断加剧，企业所面临的竞争不仅仅是来自同行业，跨界竞争带来了更大的挑战，再合并这几年反反复复的疫情影响，企业面临的挑战持续加大，以前说企业数字化的目的是为了更好更快的发展，那么现在数字化的目的更多是能够让企业生存下来，先生存再谋求发展。

什么是数字化呢？数字化简单的说就是企业的业务执行过程从线下走到线上的过程：产品营销在线、客户服务在线、业务流程在线、协同合作在线等等。比如：

● 以前都是线下销售，通过门店和渠道获客，那么现在就需要增加在线模式，通过内容营销和直播模式获客；

● 以前客户服务主要靠打电话，不知道用户在哪里，现在通过各种社交渠道沟通联系，可以精准的联系到用户；

● 以前的业务流程是通过电话邮件甚至纸质文档进行流程执行，现在通过OA/BPM等等系自动化流转；

● 以前的协作沟通主要通过面对面、电话、邮件沟通，现在大家普遍通过IM、在线会议进行实时沟通协作。

数字化看起来就是从线下到线上的演变过程，那么本质上改变的是什么呢？其实就是大幅提升企业运作效率，对用户需求的把握更精准，产品销售的更快，覆盖的用户群更广，客户问题响应的更快，客户满意度更高，企业内部流程流转的更快，沟通协作的效率更高，所有这些效益和效率的提升，企业最终获得的回报就是四个字：降本增效。

我们能够看到大量的支持企业数字化进程的软件产品和服务涌现出来，比如越来越多企业通过抖音，视频号，小红书等等进行产品营销，比如企业部署CRM系统管理客户关系，部署OA系统支持办公自动化，部署BPM系统支持业务流程的运转，通过企微、飞书、钉钉、腾讯会议这些平台进行实时沟通，快速进行信息的互联互通。

文档内容是企业智慧的凝结，是企业的重要的无形资产，文档操作如何适应企业的数字化进程就变得非常的重要。如果企业已经部署实施了OA、BPM、CRM、IM等等业务和办公系统，这些系统里的文档操作应该如何进行呢？

传统的文档操作方式通常是？

无论文档在哪个业务系统里，文档编辑都发生在本地桌面端，如果需要多人协同生成内容，基本上就是每个人书写自己的版本，由一位负责人进行手动合稿，然后再分享到协同办公平台或者上传到业务系统中，如果业务系统中的文档需要修改，需要下载修改然后再上传，这个过程明显是非常繁琐的，而且很容易出现版本冲突问题。

有些企业进了一步，采用了浏览器插件的方案规避手动上传下载的动作，通过插件调起本地Office或者WPS来模拟在线编辑，但是浏览器插件带来了新的问题，比如插件需要锁定浏览器版本，有的插件甚至要锁定操作系统的版本，运维起来非常的麻烦，而且浏览器插件也无法解决文档编辑串行等待的低效问题。

传统文档操作的低效问题影响的不仅仅是某一个系统，某一个环节，影响的几乎是企业里的大部分业务系统和协作过程，所以说文档操作在线化将是企业数字化进程的关键一步。

文档操作在线化怎么做呢？

市场上有很多的厂商提供在线文档产品，是不是这些产品都能够集成到企业的业务系统中呢？答案是否定的，如果是简单的写一个会议纪要，或者收集一些数据信息，那么大部分的在线文档产品都能够很好的满足，如果是要编辑OA系统、合同系统，CRM系统、ERP系统里的公文、合同、标书、项目报告等等，就需要专业级的在线文档，能够提供云端Office的处理能力，目前市场上具备云Office能力的产品是非常少的，同时又能够高效的把在线文档集成进企业的业务系统的产品就更少了。

zOffice在线文档的定位是云端Office，企业级文档协作工具，支持文字文档，电子表格，演示文稿的在线协同编辑，提供专业级的文档预览和编辑能力，流畅的多人协作体验，精细化的内容安全管控，所有这些能力做为集成版，赋能给企业的业务系统。

具体展开来看zOffice的产品特色

1.预览能力：zOffice预览不仅仅是还原度高，无论是简单格式还是复杂格式，新格式或者老格式都能够很好的渲染，充分考虑企业已经积累的大量历史文件，同时在预览的时候也可以进行内容互动，比如查看表格文件的时候进行内容筛选和查找，如果看不全还可以拖动行高列宽进行调整。

2.编辑能力：zOffice提供专业级的编辑能力，除了专业级排版，还包括专业级表格数据处理能力，比如说电子表格支持437种公式函数，支持表格数据引用，数组公式，跨文档引用等等高级表格能力，复杂的计算也可以完美支持。同时编辑的体验也能够最大限度的兼容桌面端大家熟悉的体验，比如快捷键，自动填充等等。

3.多人协作：zOffice提供流畅的协作体验，多人协同编辑的场景里面，用户可以感知到其他协同编辑用户的状态，是否在线，所在的位置，可以方便的查看其他协同编辑用户输入的内容，针对具体内容的实时讨论可以让协作用户快速形成结论。同一文档同时协同编辑用户数可以到百人的规模，彻底突破了传统文档协作的极限。

4.安全管控：zOffice提供精细化的内容级别的安全管控，不同的人对不同的内容可以有不同的权限，保证敏感数据隔离不泄漏，同时支持修订，协作记录，历史版本，整个的协作编辑过程全程可回溯，动态设置的预览编辑水印能够有效的防止截屏拷贝。通过一系列的安全管控能力，既提升协作效率，同时保证数据安全。

zOffice赋能合同系统

以合同系统为例，合同的流程包括合同起草，合同修订，合同审批，合同执行，合同归档这些过程，合同类型通常分为制式合同和非制式合同。

通过zOffice在线文档赋能合同系统，可以达成：

● 制式合同的自动生成，非制式合同的协同编辑和修订；

● 通过内容保护赋予不同的角色编辑各自负责的部分，责任清晰，互不干扰；

● 全程可以强制打开修订模式，避免有意或者无意的不合适的条款修改；

● 合同文档的任何修改全程留痕记录，在合同文本多轮修改的过程中，审批者只需关注到修改的内容，不需要全文审阅。

通过zOffice的赋能，合同管理的效率和效果的提升是显而易见的。

zOffice赋能业务系统的客户价值

通过zOffice在线文档赋能企业的业务系统，完成文档操作的闭环，文档在哪里，编辑就在哪里，无需上传下载，没有版本冲突，最大限度的提升了企业的办公效率。

zOffice的内容级安全管控，协作过程的全程记录，结合到业务系统中，将文档操作纳入到业务系统的管理范围之内，保证业务执行过程的准确性，可回溯性。

在新的时代，需要新的工作体验，zOffice赋能业务系统带给企业员工和客户更好的使用体验，更愉悦的协作过程。