联想Filez助力制造行业用户提高文件协作办公效率

发布日期: 2022-04-19

某制造业用户是锂电池后端生产自动化设备专业制造商，研发、制造能量回收型化成分容、分选等锂电池后端自动化生产线装备，是专业能量回收型锂电池自动化生产系统后端设备解决方案提供商。

在以往日常工作涉及文件协同的过程中遇到了不少的问题，比如：

文件存储：公司业务文件存储方式主要为Windows 文件服务器，安全性低，扩展不便；各部门独立的文件服务器，文件分散，无法统一管理和备份。

文件协作：企业内部员工之间文件协作交换，跨部门之间的文件交换，如生产流程设计文件的传输，流程繁琐复杂，没有统一平台交换，需要通过信息中心转发。

文件外发：经常有合作伙伴和供应商的设计文件外发，外部业务员工的工作文件外发。涉及流转部门多，审核节点长，邮件外发限制文件大小，切割外发容易文件错误，效率低下。

文件管控：设计图纸是公司的核心资产，管控严格，传输流程繁琐。流程工艺文件需要经过多部门的多级审核，本地文件安全加解密使用，缺少权限、日志审计、过程查看的安全管控手段。

本期项目建设的核心目标：

• 打造企业内部跨部门文件安全协作管理平台，实现内部信息安全可控共享。

• 实现对外快速的数据分发，简化烦琐流程。

• 数据使用和流转过程中的安全管控。

通过使用联想Filez不仅解决了以上难题，也提升了各个业务部门的工作效率。

建立企业文件协作管理平台

公司各部门，生产业务流程过程中的设计文件等，原来部门间手工传输流转，涉及部门多，人员结构复杂，造成文件安全和共享效率困扰。如何实现内外部设计的文件快速沟通协作？

• 替换文件服务器，根据公司的组织架构同步创建对应的部门空间文件夹，授予部门成员和非部门成员不同的访问权限，提高文件查找、文件审计能力；

• 提升内部协作，通过云盘平台实现跨部门、跨内外网的文件协作，各部门按文件使用需求设置对应文件权限获取文件；

• 加强文件流程管理，从产品的设计、工艺审核，数据中心发布流程、到生产和对外发布，整个文件流转统一在云盘实现；

• 文件安全管控，所有文件流转过程都有日志审计，文件头识别，对接加解密系统实现上传解密下载加密。

图纸文件快速外发

合作供应商需要获取图纸（PDF+DWG+3D）进行配件加工评估和报价，原来是设计部门设计好的图纸给到数据中心，数据中心审核后到采购部门，采购部门走U8流程后，把图纸线下邮件给到供应商，发送之前需要申请信息部门解密，文件大就需要切割发多个邮件，供应商获取图纸后进行加工评估和报价，整个图纸外发流程走线下，既不能保证设计图纸安全，效率也低下。

• 在Filez上设置图纸同步目录，图纸自动解密同步上传；
• 对接U8流程，实现一键看图审核，自动触发图纸摆渡外网，自动图纸供应商授权访问；
• 摆渡过程设置图纸文件头识别，防止非法文件流出企业外部；
• 摆渡文件日志审计，有据可查；
• TITANS供应商系统对接，供应商单点登录外网云盘，获取对应图纸。

业务文件快速外发

研发中心，产品部等部门员工，因工作需要把文件下载外部使用，需要走复杂的OA审批流程，申请文件解密，文件切割外发，处理过程耗费大量工作时间（40分钟左右）。最后申请人通过邮件下载到本地电脑。流程复杂而且耗时过长，严重影响工作效率。

解决方案：

• 工作文件外发和OA流程对接，实现文件申请流程全自动外发；
• 外发文件自动上传，自动解密；
• 申请外发文件限定格式，指定格式才能摆渡外发，防止图纸等机密文件外泄；
• 文件外发全过程日志记录，权限控制，登录准入，确保全程安全可控；
• 实现外发流程的全自动化，外发时间下降400%，释放业务部门劳动力，提高工作效率。

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