在线文档比起传统文档，它的优势在哪里？

发布日期: 2022-11-17

传统的文档操作方式通常是？

传统的文档操作方式，文档编辑都在本地桌面端进行，如果需要多个人一起协作生成内容，基本上就是每个人书写自己的内容，最后由负责人把所有人写的内容手动合稿，整个过程需要不停的打开、复制、粘贴文档，然后再分享到协同办公平台或者上传到业务系统中，如果业务系统中的文档需要修改，需要下载修改然后再上传，这个过程明显是非常繁琐的，而且很容易出现版本冲突问题。

有的企业采用了浏览器插件的方案规避手动上传下载的动作，通过插件使用本地Office或者WPS来模拟在线编辑，但是浏览器插件带来了新的问题，比如插件需要锁定浏览器版本，有的插件甚至要锁定操作系统的版本，并且插件安装繁琐，有时候照着流程安装后可能打不开OA的公文文档，运维起来也非常的麻烦，而且浏览器插件也无法解决文档编辑串行等待的低效问题。

传统文档操作的低效问题影响的不仅仅是某一个系统，某一个环节，影响的几乎是企业里的大部分业务系统和协作过程，所以说文档操作在线化将是企业数字化进程的关键一步。

文档操作在线化怎么做呢？

在线文档能够支持多人协同编辑同一份文档，不需要手动合稿，没有版本冲突，无需安装任何浏览器插件，在线文档集成到业务系统中，可以在公司内部业务系统中完成在线编辑，不需要上传下载，文档编辑到哪里就保存到哪里，并且可以支持在线批注、修改、对内容提出审核意见，为本地编辑解决很多问题。

在线文档比起传统文，它的优势在哪里？

1.在线文档可以实现多人在线编辑

联想Filez zOffice在线文档可以提供多人在线编辑的能力，帮助组织内的用户减少大量的邮件往来，文档内容手动拷贝合并，版本比对需要的时间，用户可以有更多的时间来处理更高价值的工作任务，提升团队的文档协作效率。在多人协作的场景里面，用户可以很好地感知到其他协同编辑人员的状态，是否在线，所在的光标位置，可以方便地查看其他协同编辑用户所做的内容输入。

2.在线文档可以实现批注讨论、查看修订记录和协作记录

批注讨论：多人需要一起审阅文档时，可以通过批注进行针对具体内容的实时讨论，快速形成结论，并且完成相关内容的修正。批注可帮助用户跟踪复审状态以及来自其他人的响应。

协作记录：按照时间倒叙排序，包括编辑、保存和新版本，用户可以在这根据记录对文档修改进行过程进行回溯和审查。

修订记录：文档的所有者可以打开修订模式，记录后续用户的编辑操作，包含内容的插入，修改和删除，保证关键文档内容在协作编辑的场景中能够留痕，可以随时回溯某个时间段，拒绝协作者的修改记录。多人同时修改的场景中，可以很方便的按照协作者或者日期来筛选修改内容，更有针对性的查看修订记录。

3.可以实现移动端在线编辑

文档存放在云端，用户不仅仅可以通过桌面端的浏览器或者客户端进行编辑，同时也可以在移动端进行编辑操作，方便用户随时随地记录内容，修改文档，并且能够和其他同事一起进行实时的文档内容协作，无论是出差途中，还是在客户现场，都可以随时随地开启工作。

4.内容安全管控

不论是word、Excel，zOffice都可以提供关键内容数据保护，不同的人有不同的权限，例如在线表格可以给不同的用户设置各自区域的编辑权限，避免多人编辑时候的相互干扰，保证正确的数据输入。对于敏感数据，可以在提供信息的用户之间进行数据隔离，这样每个人只能查看/输入自己负责的数据，其他人输入的数据处于隐藏状态，更好的满足企业和组织对信息安全管控的要求。

文档的所有者可以打开内容保护，功能开启后，文档会进入只读模式，任何人都无法编辑，所有者可以按区域划分可编辑的成员，对文档内容进行管控，在合同或公文编辑中起到防止误删误改的作用。

5.可以和其他业务系统集成

zOffice在线文档能力可以很方便地结合到第三方的应用中，只要是业务流程里面有在线文档编辑需求的应用，并且自身有文件管理的能力，都可以比较方便地集成zOffice在线文档，从而形成一个完整流畅的业务场景。

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